Vexar 개인정보처리방침

시행일 2026년 11월 4일 · 운영자 Accentem Inc · 문의 hello@vexar.team · English

Vexar는 회사가 구성원의 근무표, 근태, 휴가, 전자결재, 목표, 평가, 급여 같은 인사 업무를 관리하는 서비스입니다(웹 www.vexar.team/app과 Android 앱). 회사가 가입해 구성원을 초대하며, 구성원의 인사 정보는 그 회사가 입력하고 관리합니다. 이 방침은 Vexar가 어떤 개인정보를 왜 처리하는지 설명합니다.

매장을 운영하는 회사는 Vexar로 손님의 예약과 방문, 상담과 시술 기록도 관리할 수 있습니다. 손님 정보는 그 매장이 수집하고 관리하며(개인정보처리자), Vexar는 매장을 위해 이를 처리합니다(수탁자). 손님은 개인정보에 관한 요청을 먼저 해당 매장에 하시면 되고, Vexar에 하셔도 매장과 함께 처리합니다.

1. 처리하는 개인정보

• 계정: 이름, 이메일 주소, 비밀번호(암호화해 저장). 선택: 전화번호, 프로필 사진.
• 회사가 입력하는 인사 정보: 사번, 소속, 직책·직급, 입사일, 고용 형태, 생년월일, 주소, 비상 연락처, 문서와 계약서(서명 포함), 면허 · 자격과 신고 · 보수교육 기한(이름, 발급 기관, 취득일, 유효기간), 경비원 · 안전보건 교육 이수일과 다음 기한, 감시 · 단속적 근로 승인 여부와 승인일, 건강진단 다음 기한(결과는 저장하지 않음), 외국인 근로자의 체류자격과 체류 · 취업활동 기간 · 근로계약 만료일, 업무위탁(프리랜서)으로 표시된 분은 용역비 지급액과 원천징수 세액(계산 참고용), 인사 기록. 외국인등록번호 · 여권번호 · 범죄경력 · 신체검사 결과는 저장하지 않습니다. 대표는 앱에 가입하지 않은 직원도 이름과 전화번호(선택)로 등록할 수 있습니다. 이 직원이 나중에 초대를 받아 가입하면 같은 기록에 이어집니다.
• 근무 기록: 근무표, 출퇴근 시각과 휴게, 휴가 신청과 잔여, 근무 교대 요청, 체크리스트와 사진, 인수인계 메모.
• 팀 채팅: 매장(팀) 방과 1:1 대화의 메시지, 보낸 사진(줄여서 저장, 위치 정보 삭제), 보낸 시각, 읽음 여부, 신고 · 차단 기록. 1:1 대화는 대화한 두 사람만 볼 수 있으며, 회사의 대표 · 관리자도 볼 수 없습니다. 다만 대화한 사람이 "회사에 알리기"로 신고하면, 신고한 메시지와 앞뒤 메시지(최대 20개)의 사본이 회사의 신고 담당자(대표 · 인사 담당자, 신고된 사람은 제외)에게 전달됩니다. 매장 방에서 관리자가 가린 메시지는 원문이 기록으로 남아 대표 · 인사 담당자가 볼 수 있습니다. Vexar는 Vexar에 신고된 메시지와 법에 따른 요청이 있는 경우를 제외하고 대화 내용을 보지 않습니다. 채팅 내용은 AI 기능에 보내지 않습니다. 휴대폰 알림에는 매장 방 메시지의 앞부분이 보일 수 있습니다. 1:1 대화와 사진은 "새 메시지"로만 알립니다.
• 위치: 매장에서 출근을 누를 때 한 번, 회사가 매장 반경을 켠 경우 그 순간의 위치 좌표와 매장까지의 거리를 출근 기록과 함께 저장합니다. 백그라운드에서 위치를 추적하지 않습니다.
• 급여(회사가 쓰는 경우): 시급·기본급·수당, 공제(4대보험, 세금), 연말정산 자료(부양가족 포함), 단체보험.
• 업무 기록: 전자결재 문서, 비용 정산, 목표, 원온원·미팅 노트, 평가, 칭찬·피드백, 설문 응답.
• 채용: 회사의 채용 페이지로 지원한 사람의 이름, 이메일, 전화번호, 메모.
• 매장 손님 정보(매장이 쓰는 경우): 이름, 전화번호, 성별, 출생연도와 생일(양력 · 음력), 첫 등록일, 주소, 결혼 여부, 직업 유형, 관리 포인트, 종이 카드 번호(매장이 입력한 경우), 유입 경로, 광고 수신 동의 여부와 동의한 날, 예약 · 방문 · 노쇼 기록, 결제 기록, 정액권 · 회원권 · 포인트 잔액과 사용 내역, 산 제품, 상담 · 시술 메모, 관리 받은 회차별 확인 서명.
  손님이 따로 동의한 경우에만:
  • 건강 관련 답변 · 메모(알레르기, 질환, 임신, 복용 약 등, 민감정보)
  • 시술 동의서(동의 내용, 서명, 만 14세 미만인 경우 보호자 이름과 관계)
  • 시술 전후 사진(기록용, 그리고 따로 동의한 경우 홍보용)
  • 상담 받아쓰기 정리: 상담 녹음을 글자로 바꾸고 AI가 정리한 내용 중 관리사가 확인한 것. 받아쓴 원문은 남기지 않습니다.
  • 상담 녹음 파일 (손님이 따로 동의한 경우에만): 상담 중 손님과 관리사의 목소리. 녹음한 날부터 1년(매장이 더 짧게 정할 수 있음)이 지나거나 손님이 삭제를 요청하거나 동의를 철회하면 지웁니다. 동의하지 않은 경우 녹음은 글자로 바꾼 뒤 바로 지웁니다.
• 의원 · 치과 · 한의원의 환자 예약 정보(의원이 쓰는 경우): 환자 이름, 휴대전화번호, 생년월일, 예약 일시, 예약 종류(예: 초진 · 재진 · 검진), 담당 의료진, 방문 · 노쇼 기록. 이 정보는 의원이 개인정보처리자이고 Vexar는 의원의 위탁을 받아 처리합니다. Vexar에는 진료기록, 증상, 진단, 처방, 주민등록번호를 저장하지 않으며, 예약 정보는 AI 기능에 보내지 않습니다. 예약 알림에는 의원 이름과 예약 일시만 넣습니다.
• 종이 고객카드 사진: 매장이 기존 종이 카드를 전산으로 옮길 때 찍은 사진. 건강 메모 칸은 가린 상태로만 저장 · 전송합니다. 사진에서 읽은 내용(지난 방문 기록 포함)은 직원이 확인한 뒤에만 손님 기록에 저장합니다.
• 매장 온라인 예약: 매장의 예약 페이지로 예약을 요청한 손님의 이름, 휴대전화번호, 예약 일시, 메뉴·담당자, 요청사항, 안내 확인 시각과 광고 문자 수신 동의 여부. 이 정보는 매장이 개인정보처리자이고 Vexar는 매장의 위탁을 받아 처리하며, 매장이 정한 기간(기본 예약일로부터 1년)이 지나면 자동으로 삭제합니다. 매장 고객으로 등록되면 매장의 고객 관리 기간을 따릅니다.
• 손님 페이지(매장이 손님에게 개인 링크를 보낸 경우): 링크를 연 시각과 횟수, 링크에서 한 일(예약 취소, 관리 확인 서명, 동의서 서명)의 기록. 손님 페이지에는 그 손님 본인의 예약 · 남은 회원권 · 정액권 · 포인트 · 구매 내역만 보이고, 관리 메모와 건강 메모는 보이지 않습니다. 기록은 1년 뒤 지웁니다. 손님이 링크에서 동의서나 관리 확인에 서명하면 그 답변과 서명은 매장의 손님 기록에 저장됩니다. 링크는 매장이 손님에게 카카오톡이나 문자로 직접 보내며, 1년 동안 열지 않으면 자동으로 꺼집니다.
• 손님 앱(Vexar 마이샵): Android 앱 Vexar 마이샵은 손님 페이지와 매장 온라인 예약을 그대로 보여 주는 앱입니다. 앱에서 연 내 페이지 링크, 매장 이름, 손님 이름을 다음에 바로 열 수 있도록 그 휴대폰 안에만 저장하며 Vexar 서버로 보내지 않습니다. "이 폰에서 지우기"를 누르거나 앱을 지우면 삭제됩니다. 앱에서 하는 예약 · 취소 · 서명은 위 손님 페이지 · 온라인 예약과 같이 처리됩니다. 앱에는 광고나 분석 도구가 없습니다.
• AI 에이전트: 질문 내용과 답에 필요한 범위의 회사 데이터.
• 서비스 운영 기록: 접속 시각, IP 주소 같은 서버 기술 로그.
• 사이트 방문 통계: www.vexar.team과 웹 앱에서 본 페이지, 들어온 경로(광고 링크의 utm 값 또는 들어온 사이트 주소), 데모를 열었는지·가입 화면을 봤는지·회사를 만들었는지·도입 문의를 보냈는지, 언어, 기기 종류(휴대폰·태블릿·PC). 방문자는 브라우저가 만든 무작위 번호(브라우저 저장소 vx_vid)와 기록 시각으로만 남기며, 이름·이메일·IP 주소·계정은 함께 저장하지 않습니다. 들어온 경로는 브라우저에 90일 동안 보관합니다(vx_src). 브라우저에서 추적 거부(Do Not Track 또는 Global Privacy Control)를 켜거나 www.vexar.team/?vx_off=1 을 한 번 열면 기록하지 않습니다.
• 문의: 앱이나 홈페이지의 문의 양식으로 보낸 이름, 회사 이름, 이메일 주소 또는 전화번호, 문의 분류와 내용, 첨부한 화면 사진(선택), 앱 버전, 기기 종류(운영체제 · 브라우저), 문의할 때 보던 화면 이름. 첨부 사진의 위치 정보(EXIF)는 저장하지 않습니다.
• 운영자 접근과 고객 지원: Vexar 운영 담당자(현재 1명, 운영사 Accentem Inc.의 담당자)는 서비스 운영, 장애 · 보안 대응, 문의 해결을 위해 모든 회사의 데이터에 접근할 수 있는 관리자 권한을 가지고 있습니다. 이 권한에는 손님 건강 메모, 동의 · 상담 기록, 직원 서류 정보 같은 민감한 정보도 포함됩니다. 다만 사진 · 문서 · 녹음 파일 자체는 운영 담당자도 열 수 없습니다. 예외로 프로필 사진, Vexar로 신고된 팀 채팅의 사진, 문의 · 지원 채팅으로 보내 주신 파일은 운영 담당자가 볼 수 있습니다. 운영 담당자는 이 목적에 필요한 범위에서만 데이터를 열어 봅니다. 회사의 대표가 앱 설정에서 "Vexar 지원 허용"을 켜면, 운영 담당자가 허용한 기간(최대 7일) 동안 앱의 지원 모드로 그 회사 화면을 열어 문제를 해결합니다. 지원 모드에서는 팀 채팅을 열지 않고, 손님 건강 메모 같은 일부 민감한 항목을 화면에서 가립니다. 지원 모드로 들어온 시각과 본 화면은 기록됩니다. 운영 담당자가 바꾼 내용은 지원 모드와 관계없이 모두 기록됩니다(누가 · 언제 · 무엇을). 대표는 앱에서 이 기록을 볼 수 있고, 허용 없이 바꾼 경우에는 알림을 받습니다. 다만 일부 기록(회사와 직접 연결되지 않은 항목)은 아직 대표 화면에 표시되지 않습니다. 지원 모드 밖에서 데이터를 열어 본 기록은 현재 남기지 않습니다.

2. 처리 목적

회사의 인사·근태·급여 업무 제공, 직원 간 업무 연락(팀 채팅), 로그인과 계정 관리, 알림 이메일 발송, AI 답변 생성, 문의 접수 · 답변(도움말 AI 포함)과 서비스 안정 운영, 사이트 방문 통계로 어떤 경로가 데모와 가입으로 이어지는지 파악. 매장의 예약 · 손님 관리, 결제 · 정액권 기록, 시술 기록과 안전한 시술 선택, 상담 내용 정리, 종이 고객카드 전산화. 광고에 쓰거나 판매하지 않습니다.

3. 보유 기간

• 계정 정보는 계정을 삭제할 때까지 보관합니다. 삭제하면 로그인 정보와 프로필은 바로 지웁니다(계정 삭제 안내).
• 회사가 입력한 인사·근무·급여 기록은 그 회사가 Vexar를 쓰는 동안 회사를 위해 보관합니다. 구성원이 계정을 삭제해도 이 기록은 퇴사 처리된 상태로 회사에 남습니다(회사에는 근로자 명부와 근로계약 서류를 3년간 보존할 의무가 있습니다, 근로기준법 제42조). 회사의 대표가 앱에서 회사 해지를 신청하면 30일 뒤에 그 회사의 데이터(올린 파일 포함)를 삭제하며, 그 전까지는 대표가 해지를 취소할 수 있습니다. 회사에 혼자인 대표가 계정을 삭제하면 회사도 같은 방법으로 해지되어 30일 뒤에 삭제됩니다(이때는 계정이 없으므로 취소할 수 없습니다).
• 손님 정보는 매장이 Vexar를 쓰는 동안 매장을 위해 보관하고, 매장이 손님을 삭제하면 사진 · 동의서 · 카드 사진을 포함해 함께 지웁니다. 회사가 해지하면 30일 뒤 함께 삭제합니다. 서명한 동의서는 고칠 수 없으며, 동의 내용이 바뀌면 새로 받습니다. 홍보용 사진 동의는 손님이 언제든 철회할 수 있습니다. 상담 녹음 파일은 녹음한 날부터 1년(매장 설정이 더 짧으면 그 기간) 뒤 자동으로 지웁니다.
• 팀 채팅 메시지는 보낸 날부터 1년, 사진은 90일 뒤 지웁니다. 관리자가 가린 메시지의 원문도 같은 기간에 지웁니다. 신고 기록(신고한 메시지와 앞뒤 메시지, 사진의 사본 포함)은 처리를 마친 날부터 1년, 처리하지 않은 경우 접수한 날부터 1년 동안 보관한 뒤 지웁니다. 계정을 삭제하면 보낸 메시지는 "탈퇴한 사용자" 이름으로 보관 기간까지 남습니다.
• 사이트 방문 통계는 400일이 지나면 삭제합니다.
• 문의 기록은 답변을 마친 날부터 1년 뒤, 첨부한 화면 사진은 받은 날부터 90일 뒤 지웁니다. 첨부에 다른 사람의 개인정보가 보이면 확인 후 바로 지웁니다.
• 지원 기록(접속과 변경 기록)은 기록한 날부터 2년 동안 보관한 뒤 지웁니다.
• 근태 · 급여 · 인사 정보의 변경 기록은 3년, 접속 기록은 2년 보관한 뒤 지웁니다.

4. 제3자 제공

개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 법령에 따라 요구되는 경우는 예외입니다.

5. 처리 위탁과 국외 이전

서비스 운영을 위해 아래 업체에 처리를 맡깁니다. 서비스를 이용할 때 네트워크로 전송되며, 위탁 업무가 끝나면 삭제됩니다.

국외 이전 안내. 위 표에서 위치가 미국 · 영국인 업체로 개인정보가 이전됩니다. OpenStreetMap 재단에는 위탁하는 것이 아니라, 매장 위치 화면에서 브라우저나 앱이 직접 요청합니다.

• 이전 시기와 방법: 해당 기능을 쓸 때마다 암호화된 네트워크(HTTPS)로 전송
• Accentem Inc.(미국, 연락처 hello@vexar.team): 운영 담당자가 서비스 운영 · 장애 대응 · 고객 지원을 위해 미국에서 회사 데이터를 열람 · 수정할 수 있습니다(암호화된 접속).
• Anthropic PBC(연락처 privacy@anthropic.com): 받은 내용을 AI 학습에 쓰지 않으며 30일 이내에 자동 삭제합니다. 이용 정책 위반 확인이나 법령상 보관이 필요한 경우는 더 오래 보관될 수 있습니다.
• Google LLC(연락처 Google 개인정보 문의 양식): 음성 인식 처리 후 Google의 정책에 따라 처리됩니다.
• OpenStreetMap Foundation(연락처 osmfoundation.org 개인정보 방침): 자체 정책에 따라 처리됩니다.
• 거부 방법: 손님은 상담 받아쓰기 · AI 정리 동의를 하지 않거나 철회할 수 있으며, 이 경우 해당 기능을 쓰지 않고 관리사가 직접 기록합니다. 상담과 관리는 똑같이 받을 수 있습니다. 직원은 AI 화면에서 마이크 대신 글자로 입력하면 음성이 전송되지 않습니다.

6. 정보주체의 권리

자신의 개인정보를 열람·정정·삭제하거나 처리 정지를 요구할 수 있습니다. 앱에서 직접 고치거나, 소속 회사의 관리자에게 요청하거나, hello@vexar.team으로 요청하세요. 10일 안에 답합니다.

7. 파기

보유 기간이 끝나거나 삭제를 요청하면 복구할 수 없게 지웁니다. 백업에 남은 사본은 백업 보관 주기가 지나면 삭제됩니다.

8. 안전성 확보 조치

모든 전송을 암호화(HTTPS)하고, 비밀번호를 암호화해 저장하며, 데이터베이스의 행 단위 보안으로 회사마다 접근을 나눕니다. 급여와 개인 정보는 권한이 있는 사람만 봅니다. 손님 사진, 동의서, 카드 사진은 공개되지 않는 저장소에 두고, 권한이 있는 매장 직원에게만 10분 동안 유효한 링크로 보여 줍니다. 사진을 올릴 때 위치 정보(EXIF)를 지웁니다. 상담 녹음은 공개되지 않는 저장소에 두고, 손님 기록을 볼 권한이 있는 직원에게만 10분 동안 유효한 링크로 들려주며, 누가 들었는지 기록합니다. 프로필 사진은 링크를 아는 사람이면 볼 수 있으니, 민감한 사진은 프로필로 올리지 마세요.

9. 아동

Vexar의 직원용 기능은 만 14세 미만 아동을 대상으로 하지 않습니다. 매장 손님 중 만 14세 미만인 경우, 동의서 · 사진 등 동의가 필요한 처리는 매장이 법정대리인의 동의를 받아야 하며, Vexar는 보호자 확인 칸을 제공하고 상담 받아쓰기는 기본으로 막습니다.

10. 개인정보 보호책임자와 문의

Accentem Inc · hello@vexar.team

개인정보 침해에 대한 상담은 개인정보분쟁조정위원회(1833-6972, www.kopico.go.kr), 개인정보침해신고센터(국번 없이 118, privacy.kisa.or.kr), 대검찰청(1301), 경찰청(182)에도 할 수 있습니다.

11. 변경

이 방침이 바뀌면 이 페이지에 시행일과 함께 알립니다.

Vexar Privacy Policy

Effective November 4, 2026 · Operated by Accentem Inc · Contact hello@vexar.team

Vexar is an HR service companies use to run schedules, attendance, leave, approvals, goals, reviews and payroll for their people (web at www.vexar.team/app and the Android app). A company signs up and invites its people; the HR records of its people are entered and managed by that company.

A company that runs a shop can also keep its customers' bookings and visits, consultations and treatment records in Vexar. Customer data is collected and managed by that shop (the controller); Vexar processes it for the shop (the processor). Customers can make requests about their data to the shop first; requests made to Vexar are handled together with the shop.

What we process

• Account: name, email address, password (stored hashed); optionally phone number and profile photo.
• HR records entered by your company: employee number, team, title, start date, employment type, date of birth, address, emergency contact, documents and contracts (including signatures), licences and certifications with their renewal and continuing-education deadlines (name, issuer, issue date, expiry date), security-guard and safety training dates and next due dates, whether and when an exemption for monitoring or intermittent work was approved, the next health check-up deadline (results are not stored), foreign workers’ visa status and the end dates of their stay, work permit and contract, for people marked as contractors the service fees paid and the withholding tax worked out for reference, HR records. We do not store alien registration numbers, passport numbers, criminal records or physical examination results. An owner can also add a staff member who has not joined the app, using their name and (optionally) phone number. If that person later joins through an invitation, the same record is linked to their account.
• Work records: shifts, clock-in and clock-out times and breaks, leave requests and balances, shift requests, checklists and photos, handoff notes.
• Team chat: messages in store (team) rooms and one-to-one conversations, photos sent (stored resized, location data removed), when they were sent, whether they were read, and reports and blocks. One-to-one conversations can be seen only by the two people in them — not by the company's owner or admins. If one of them reports a message to the company, a copy of that message and the messages around it (up to 20) goes to the company's report handlers (the owner and HR staff, never the person reported). When an admin hides a message in a store room, the original is kept on record and the owner and HR staff can see it. We do not look at conversations except messages reported to us or where the law requires. Chat content is not sent to AI features. Phone notifications may show the start of a store-room message; one-to-one messages and photos are notified only as "New message".
• Location: once, when you clock in at a store whose company has set a clock-in radius, the coordinates of that moment and the distance to the store are saved with the punch. Location is never tracked in the background.
• Payroll (when your company uses it): pay rates, allowances, deductions (social insurance, taxes), year-end tax data (including dependants), group insurance.
• Work content: approval documents, expenses, goals, 1:1 and meeting notes, reviews, praise and feedback, survey answers.
• Recruiting: name, email, phone and note of people who apply through a company's careers page.
• Shop customers (when a shop uses it): name, phone number, gender, birth year and birthday (solar or lunar), first registration date, address, marital status, occupation type, care focus, paper card number (where the shop enters them), how they found the shop, whether they agreed to marketing messages and when, bookings, visits and no-shows, payments, prepaid, package and point balances and their use, products bought, consultation and treatment notes, a confirming signature for each treatment received.
  Only with the customer's separate consent:
  • health answers and notes (allergies, conditions, pregnancy, medication; sensitive data)
  • treatment consent forms (what was agreed, the signature, and for a customer under 14 the guardian's name and relationship)
  • before and after photos (for the record, and for promotion only with a further consent)
  • consultation summaries: a consultation recording turned into text and summarised by AI, as checked by the esthetician. The raw transcript is not kept.
  • consultation recordings (only where the customer agreed to this separately): the customer's and the esthetician's voices during a consultation. Deleted one year after recording (or sooner if the shop sets a shorter period), or when the customer asks or withdraws consent. Without that consent the recording is deleted as soon as it is turned into text.
• Patient appointment details for clinics, dental and Korean-medicine clinics (where the clinic uses it): the patient's name, mobile number, date of birth, appointment date and time, appointment type (for example first visit, follow-up or check-up), the practitioner, and visit and no-show records. The clinic is the controller of this data and Vexar processes it on the clinic's behalf. Vexar does not store medical records, symptoms, diagnoses, prescriptions or resident registration numbers, and appointment details are not sent to AI features. Appointment reminders contain only the clinic's name and the appointment time.
• Paper customer card photos: photos a shop takes when moving its paper cards into Vexar. The health notes area is only stored and sent covered. What is read from the photo (including past visits) is saved to the customer record only after staff confirm it.
• Store online booking: name, mobile number, date and time, service and person, requests, when the notice was confirmed and whether marketing texts were accepted, for customers who request a booking through a store's booking page. The store controls this data and Vexar processes it on the store's behalf; it is deleted automatically after the period the store sets (by default 1 year after the booking date), unless the customer becomes one of the store's customers, when the store's customer records apply.
• Customer page (when a shop sends a customer their personal link): when and how often the link was opened, and what was done from it (a booking cancelled, a visit or a consent form signed). The page shows only that customer's own bookings, packages, prepaid and point balances and purchases, never the shop's care or health notes. The record is deleted after a year. When the customer signs a consent form or a visit from the link, the answers and the signature are kept in the shop's customer record. The shop sends the link to the customer itself (by text or KakaoTalk), and it turns off by itself after a year unopened.
• Customer app (Vexar 마이샵): the Android app Vexar 마이샵 shows the customer page and store online booking as they are on the web. It keeps the customer-page links opened in it, the shop's name and the customer's name only on that phone, so they open straight away next time, and never sends them to Vexar. "Remove from this phone" or uninstalling the app deletes them. Bookings, cancellations and signatures made in the app are handled as described for the customer page and online booking above. The app has no ads or analytics tools.
• AI agent: your question and the company data needed to answer it.
• Service logs: technical server logs such as access times and IP addresses.
• Site visit statistics: on www.vexar.team and the web app, the pages viewed, how you arrived (a link's utm tags or the referring site's address), whether you opened the demo, saw the sign-up, created a company or sent a pilot request, your language and the kind of device (phone, tablet, computer). Each record holds only a random number the browser makes (browser storage vx_vid) and its time; no name, email, IP address or account is stored with it. How you arrived is kept in the browser for 90 days (vx_src). Nothing is recorded with Do Not Track or Global Privacy Control on, or after opening www.vexar.team/?vx_off=1 once.
• Support requests: the name, company name, e-mail address or phone number, request type and message, screenshots you attach (optional), app version, device type (operating system, browser) and the screen you were on, sent through the contact form in the app or on the site. We do not keep the location data (EXIF) of attached photos.
• Operator access and support: Vexar's operators (currently one person, on Accentem Inc.'s own staff) have administrator access to all companies' data to run the service, deal with outages and security issues, and resolve support requests. This access includes sensitive information such as customers' health notes, consent and consultation records, and staff document details; the photo, document and recording files themselves cannot be opened by operators, except profile photos, photos in team chat messages reported to Vexar, and files you send us through a support request or the support chat. Operators open data only as far as these purposes need. When a company's owner turns on "Allow Vexar support" in the app's settings, an operator uses the app's support mode to open that company's screens and fix the problem for the period allowed (up to 7 days). Support mode does not open team chat and hides some sensitive items, such as customers' health notes, on screen. When support mode was entered and which screens were viewed are logged. Every change an operator makes, in support mode or not, is logged (who, when, what). The owner can see the log in the app and is notified of changes made without permission, although some entries (items not directly linked to the company) are not yet shown to the owner. Data viewed outside support mode is not currently logged.

Why

To provide your company's HR, attendance and payroll work, work messages between colleagues (team chat), sign-in and account management, notification emails, AI answers, receiving and answering support requests (including AI help), a reliable service, and site visit statistics to see which ways in lead to the demo and sign-ups; for shops, bookings and customer management, payment and prepaid records, treatment records and choosing treatments safely, summarising consultations, and moving paper customer cards into Vexar. We do not sell data or use it for advertising.

How long

Your account is kept until you delete it; deleting it removes your login and profile at once (account deletion). HR, work and payroll records your company entered are kept for the company while it uses Vexar and stay with the company, marked as a leaver, after you delete your account (Korean employers must keep employee registers and employment contract documents for three years, Labor Standards Act art. 42). When a company's owner asks in the app to close the company, its data (uploaded files included) is deleted 30 days later; until then the owner can take it back. When the only person in a company, its owner, deletes their account, the company is closed the same way and deleted 30 days later (with the account gone, this cannot be taken back). Customer data is kept for the shop while it uses Vexar; when the shop deletes a customer, their photos, consent forms and card photos go with them, and when the company closes it is deleted 30 days later. A signed consent form cannot be changed; a changed consent is asked for again. Consent to promotional photos can be withdrawn at any time. Consultation recordings are deleted automatically one year after recording (or after the shop's shorter period). Team chat messages are deleted one year after they are sent and photos after 90 days; the originals of messages an admin has hidden are deleted on the same schedule. Report records (including copies of the reported message, the messages around it and photos) are kept for one year after the report is closed, or one year after it was made if it is never closed, and then deleted. If you delete your account, messages you sent stay, shown as "Former user", until then. Site visit statistics are deleted after 400 days. Support requests are deleted one year after we close them, and attached screenshots 90 days after we receive them; a screenshot showing other people's personal data is deleted as soon as we have looked at the problem. Support logs (access and changes) are kept for two years and then deleted. Change logs for attendance, payroll and HR records are kept for three years, and access logs for two years, then deleted.

Sharing

We do not provide personal data to third parties, except where the law requires it. These providers process data on our behalf: Supabase Inc. (database, sign-in, file storage and server functions; data stored in Seoul, Korea), Vercel Inc. (serving the web app and site; US and other regions), Resend (notification emails; US), Anthropic PBC (AI answers, consultation summaries, reading paper customer cards with Claude, help answers and drafting replies to support requests: the question (including a spoken command turned into text) and the company data needed to answer it, the transcribed consultation, card photos with the health notes covered, the support message (without contact details or screenshots); US), Google LLC (turning speech into text with the browser's speech recognition, for consultation transcription and spoken commands on the AI screen: the speech during a consultation and the commands spoken on the AI screen; US), Namecheap, Inc. (forwarding e-mail sent to vexar.team addresses; US) and Google LLC (receiving and answering support e-mail with Gmail: e-mail address and message; US). The app and browser also ask the OpenStreetMap Foundation directly (finding a store's location from its address and showing the map, when an admin uses the store location screen: the address searched, the map area viewed, IP address and browser details; UK).

Transfers abroad. Personal data goes to the providers above located in the US and the UK.

• When and how: each time the feature is used, over an encrypted connection (HTTPS).
• Accentem Inc. (US, hello@vexar.team): operators may view and change company data from the US to run the service, deal with outages and provide support, over an encrypted connection.
• Anthropic PBC (contact privacy@anthropic.com): does not use what it receives to train AI and deletes it automatically within 30 days; it may be kept longer to check usage policy violations or where the law requires.
• Google LLC (contact Google's privacy contact form): after speech recognition it is handled under Google's policies.
• OpenStreetMap Foundation (contact osmfoundation.org privacy policy): handled under its own policy.
• How to refuse: a customer can decline or withdraw consent to consultation transcription and AI summaries; the feature is then not used and the esthetician writes the notes. The consultation and treatment are the same either way. Staff who type on the AI screen instead of using the microphone send no speech.

Your rights

You can access, correct or delete your data, or ask us to stop processing it: in the app, through your company's admin, or at hello@vexar.team. We reply within 10 days.

Security

All traffic is encrypted (HTTPS), passwords are stored hashed, and row-level security in the database keeps each company's data apart. Pay and private details are visible only to people with the right role. Customer photos, consent forms and card photos are kept in private storage and shown only to authorised shop staff through links valid for 10 minutes. Location data (EXIF) is removed when a photo is uploaded. Consultation recordings are kept in private storage, played only to staff allowed to see the customer's record through links valid for 10 minutes, and every listen is logged. Profile photos can be seen by anyone who has the link, so please don't use a sensitive photo as your profile photo.

Children

Vexar's staff features are not directed at children under 14. For a shop customer under 14, processing that needs consent (consent forms, photos) needs their legal guardian's consent, which the shop obtains; Vexar provides the guardian fields and keeps consultation transcription off by default.

Changes

If this policy changes we will post it here with its effective date.